POLÍTICA DE TRATAMIENTO
Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
OBJETIVO
La presente política se desarrolló con el fin de preservar el respeto por los datos personales de los colaboradores, usuarios, proveedores, aliades y en general, de todos los grupos de interés que requieren la protección de la privacidad de sus datos personales, permitiéndoles conocer, actualizar o solicitar los datos que poseemos en nuestras bases de datos, las cuales se han consolidado a partir de las actividades que conforman la misión y objeto social de nuestra Fundación.
Así, con el propósito de cumplir con los preceptos derivados de la Constitución Política de Colombia, y de la Ley 1581 del 2012, las políticas de protección de datos personales de la Fundación Grupo de Acción y Apoyo A Personas Trans – GAAT se dirigen al desarrollo de un conjunto de principios y procedimientos para que los titulares de la información personal recolectada, tratada y almacenada por nuestra Fundación, conozcan la finalidad del tratamiento de sus datos, la política de protección de datos, el responsable del tratamiento de sus datos y el proceso que debe seguir en caso de requerir ejercer sus derechos como titular de los datos.
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte del GAAT, entidad que actúa como responsable y encargada del tratamiento de los datos personales.
La política desarrollada a continuación se basa en los principios de finalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia y acceso restringido, por lo cual se asegura que el tratamiento obedece a finalidades legítimas, con el consentimiento previo del Titular, y sin la posibilidad de uso, divulgación y tratamiento de los datos personales en finalidades distintas a las autorizadas por el Titular. En este contexto, la información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento que, de manera previa, expresa e informada emite el Titular de algún dato personal para que un tercero lleve a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos Personal: Es todo conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.
Ciclo de Vida Dato Personal: Hace referencia al proceso de recolección, almacenamiento, clasificación, análisis, uso, transferencia, retención y destrucción del dato personal.
Custodio de la Base de Datos: Es la persona física que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de LA FUNDACIÓN.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos Públicos: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, bien sea porque revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, organizaciones de derechos humanos, que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, a los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsables del Tratamiento.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Principios para el Tratamiento de Datos: Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el Tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre los derechos a la intimidad, Habeas Data y protección de los datos personales, y el derecho a la información.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Es la persona física cuyos datos sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de estos.
Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera de Colombia.
Transmisión: Tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro y fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por parte del encargado por cuenta del Responsable.
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
FUNDACIÓN GRUPO DE ACCIÓN Y DE APOYO A PERSONAS TRANS-GAAT
NIT 900.786.327-0
Calle 57 # 10-24 Oficina 403
dirección.ejecutiva@fundaciongaat.org; marithza.sandoval@fundaciongaat.org
Teléfonos: 3118773377
DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
- Solicitar al GAAT conocer, actualizar y rectificar sus datos personales cuando considere que estos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
- Ser informado por el GAAT, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos y; que el GAAT deba respetar justamente en cumplimiento de las disposiciones legales o contractuales que lo pueden obligar frente al Titular.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el Titular como la persona que lo representen deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al Titular.
- En los eventos en que se quieran ejercitar derechos de menores de edad, los mismos serán ejercidos por medio de las personas facultadas para representarlos
DEBERES DEL GAAT FRENTE A LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Son deberes de los encargados del tratamiento de datos personales, en concordancia con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, descrito por la Superintendencia de Industria y Comercio -SIC[1]:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos previstos en la presente política.
- Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.
- Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.
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[1] https://www.sic.gov.co/sites/default/files/documentos/Politicas_Habeas_Data_0.pdf
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE TITULARES
A partir de lo consignado en la ley 1581 del 2012 y sus decretos reglamentarios, se define el siguiente procedimiento para que los Titulares ejerzan sus derechos y tramiten sus quejas o reclamaciones.
Cuando el Titular de la información desee ejercer sus derechos, la solicitud debe presentarse a través de un soporte escrito, sea físico o digital, por medio del correo electrónico dirección.ejecutiva@fundaciongaat.org o dirigiéndose a las instalaciones del GAAT en la Calle 57 No. 10-24 Oficina 403 en la ciudad de Bogotá.
La solicitud incluirá información relacionada con:
- Nombre del Titular del Dato Personal y de sus representantes, de ser el
- Petición concreta, precisa y fundamentada de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento.
- Dirección física y/o electrónica para
- Documentos que soportan la
- Firma de la solicitud por parte del Titular del dato personal. En caso de que el Titular esté representado por un tercero la solicitud debe ir acompañada del respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento de firma y contenido ante notario público. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.
En caso de que la solicitud no se realice por los canales dispuestos por el GAAT, se solicitará al o la Titular que proceda a desarrollar el procedimiento y exprese de manera formal su solicitud. Si falta alguna información, una vez el o la Titular siga el procedimiento descrito, el GAAT lo comunicará a la persona interesada dentro de los diez (10) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El GAAT podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho.
Si la solicitud es para conocer o consultar sus datos personales, la solicitud debe especificar dicho derecho que requiere ejercer en calidad de Titular de la información. Si la solicitud es para actualizar los datos personales, la solicitud debe especificar qué datos desea actualizar, indicando dato anterior y dato actualizado. Si la solicitud es para cancelar u oponerse al Tratamiento de sus datos, la solicitud debe especificar qué datos requiere suprimir de nuestras bases de datos. Si la solicitud es para tramitar una reclamación a la organización, debe especificar en la carta la descripción de lo sucedido que dan lugar a dicho reclamo y la documentación correspondiente que evidencia dicha reclamación.
Al interior del GAAT la Dirección Ejecutiva informará al o la Titular la identidad del Responsable del Dato Personal y comunicará la solicitud, a la persona Responsable Legal, para que desde esa instancia se dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado, copiando esta comunicación al o la Titular del dato personal.
El GAAT documentará y guardará de acuerdo con los procedimientos establecidos internamente, las solicitudes realizadas por los Titulares de los datos personales. Para acudir a la SIC, las o los titulares de los datos personales deberán antes agotar los procedimientos de consultas y reclamos descritos previamente.
TIEMPOS DE RESPUESTA
El GAAT responderá las solicitudes respecto al tratamiento de datos personales en el plazo de diez (10) días hábiles para consultas; y de quince (15) días hábiles para reclamos. Si por alguna razón no es posible cumplir con los diez (10) días hábiles para consultas, se comunicará esto a la persona interesada, y se ampliará el plazo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros diez (10) días hábiles. En caso de reclamos y rectificación, se seguirá el mismo procedimiento y ampliación de plazos. Estos plazos solo se aplicarán en casos en los que el GAAT sea el responsable del tratamiento de la base de datos de datos personales contenidos en sus sistemas de información.
TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS
El GAAT maneja información contenida en sus bases de datos en los casos en que actúa como Responsable o Encargada de Tratamiento, para lo siguiente:
- Tratamiento de datos personales de aspirantes, proveedores y/o colaboradores: en estos casos se trata la información personal de sus aspirantes, colaboradores y proveedores con la finalidad de dar cumplimiento a las actividades relacionadas con la relación contractual que establece con ellos, incluyendo pero sin limitarse a: la gestión del personal la administración de nómina, la asignación de los elementos de trabajo, la asignación y comunicación mediante correo electrónico y otras formas de comunicación propias del cargo, la generación de identificación laboral para fines de seguridad, las campañas y programas desarrollados por el GAAT, así como otras finalidades propias de su actividad como proveedores de servicios o colaboradores, estipuladas en el contrato y en el plan de trabajo. Se prohíbe el uso de la información personal de los colaboradores para finalidades diferente a las relacionadas con la gestión contractual. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o disposición legal sobre la materia. Una vez terminada la relación con colaboradores y proveedores se prohíbe la entrega de información a terceros, y se mantendrá la información en las bases de datos para certificaciones, reconocimiento de prestaciones sociales, etc.
- Tratamiento de datos personales para los programas de vinculación laboral y educativa: cuando se trate de aspirantes a cargos del GAAT o a alguna empresa vinculada al programa de Talento Trans, estas personas deberán conocer que sus datos serán tratados única y exclusivamente para fines relacionados con su proceso de selección; está prohibido su Tratamiento para finalidades deferentes. En caso de no continuar con el proceso de selección, se informará el resultado negativo del proceso y si el Titular lo solicita se le entregará la información proporcionada por el Titular. Solo se conservará la información de aquellos aspirantes no seleccionados que expresen mediante comunicación escrita, su deseo de permanecer en las bases de datos para oportunidades futuras.
- Tratamiento de datos personales para la participación en grupos de apoyo y para la atención psicosocial. Las personas que soliciten la participación en los Grupos de Apoyo desarrollados por el GAAT deberán solicitar su aceptación por escrito. Una vez son aceptadas, deberán cumplir las disposiciones en materia de normas de participación, costos y condiciones de participación. Los datos personales serán empleados para realizar invitaciones, citaciones y suministrar información relacionada con los grupos de apoyo o programas de atención psicosocial a los cuales se haya inscrito la persona. Se prohíbe ceder tal información a terceras partes. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o disposición legal sobre la En caso de solicitar la exclusión de los grupos del GAAT, la persona deberá seguir el procedimiento estipulado para elevar solicitudes al respecto, consignado en la presente política.
- Tratamiento de datos personales de asociados, aliades y patrocinadores de los programas sociales del GAAT: los datos personales de los asociados, patrocinadores y aliades del tendrán se protegerán para garantizar el ejercicio de sus derechos y el desarrollo de sus Se prohíbe ceder tal información a terceras partes, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o disposición legal sobre la materia.
- Tratamiento de datos personales de enlaces con entidades con las que se realizan contratos o convenios: el Tratamiento de los datos personales de las personas involucradas en los convenios y contratos desarrollados por el GAAT, tendrán como finalidad posibilitar el desarrollo de la relación Se prohíbe ceder tal información a terceras partes. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el
- Público en general que participa en actividades de la Fundación: los datos personales de las personas que solicitan participar en actividades del GAAT, tales como investigaciones, programas sociales, programas de capacitación, programas de incidencia, programas de cedulación, programas de educación continua, y afines, tendrán como finalidad realizar actividades de promoción, publicidad, mercadeo, venta, atención al cliente, actividades investigativas, así como cualquier otra actividad relacionada con los programas dirigidos a las personas con experiencias de vida trans. Se prohíbe ceder tal información a terceras partes, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o disposición legal sobre la materia.
DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS, NIÑES Y ADOLESCENTES (NNNA)
El tratamiento de datos personales de NNNA está prohibido, a excepción de lo consignado en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes requisitos:
- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Los NNNA que acceden a nuestros servicios deberán presentar previamente la autorización de tratamiento de datos personales al Representante Legal o Tutor, como también los consentimientos informados exigidos por la ley colombiana, para la atención de NNNA. Se prohíbe ceder tal información a terceras partes, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal, en este caso su Representante Legal o Tutor, o disposición legal sobre la materia.
TRATAMIENTO DATOS SENSIBLES
Los datos sensibles hacen referencia a aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Estos datos pueden estar relacionados a orientación sexual, identidad, aspectos étnicos, participación política o religiosa, relación con otras organizaciones sociales, datos referentes a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Se prohíbe el uso de la información personal de las personas vinculadas con el GAAT para finalidades diferente a las relacionadas con la relación establecida. Igualmente, se prohíbe divulgar y ceder tal información a terceras partes, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal, o disposición legal sobre la materia.
CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACION DEL TITULAR
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de Las personas
VIGENCIA
El presente documento rige a partir del 15 de enero del 2021 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique, la actualización del mismo se realizará anualmente o cuando existan cambios significativos en la organización que conlleven a la actualización de este.
